履歴書をメールで送るときの注意点

2020年08月27日

履歴書や職務経歴書などの書類を企業に送付する際に、送付状を準備し同封することは、ビジネスマナーとして社会人の常識です。そこで、ここでは送付状（添え状）とは何なのかや書き方のポイントなどをご紹介しますので今一度確認しておきましょう。

履歴書をメールで送るときの注意点

現在、履歴書を郵送ではなくメールで採用担当者に送る機会が増えてきています。そこで、ここでは、履歴書をメールで送る際の注意点をまとめていますので、今一度確認しておきましょう。

履歴書をPDF化して印刷しやすい安全なファイルにする

履歴書を作成した場合にはPDFのファイル形式に変換して送付しましょう。
PDFのファイル形式にすることで、履歴書を受け取った採用担当者は、そのままの形ですぐに印刷することができるため、採用担当者の手間を省き、良い印象を与えることができます。また、PDFのファイルは、内容を更新することができないため、履歴書の内容の変更や削除を防止することにもなり、安心して面接などの次のステップに臨むことができるでしょう。

履歴書をメールに添付するときは必ずパスワード設定する

履歴書などの書類をメールに添付して送付する場合は、パスワードを設定しましょう。
これは、採用担当者は、応募者のセキュリティ管理能力をチェックしている面があるためです。近年、個人情報の漏えいなどが社会問題となっており、履歴書などは個人情報そのものですので、パスワードを設定し厳重に管理するといった意識は必要不可欠なものとなってきております。そのため、パスワードを設定し、ネットリテラシーのない人と見なされないようにしましょう。

企業に送るメールの本文はビジネスマナーを参考にする

履歴書を送付する際には、メール本文の書き方にも注意しましょう。
まず、タイトル（件名）ですが、採用担当者は応募者などから1日に100通以上のメールを受けることもあり、せっかく送付したメールを見落とされてしまう可能性があります。そのため、「履歴書ご送付の件」など要件が一目でわかるようなタイトルをつけことが必要です。また、本文は質問・要望など内容によって段落（ブロック）を分け、その間に空白を入れたり、長文の場合には、30～40文字で改行するなど、読みやすくなるためのレイアウトを心掛ける必要があります。
未経験者歓迎などの求人に応募する場合でもあっても、最低限のビジネスマナーを理解していることは前提条件ともなるため、基本的なマナーを身につけ、採用が不利にならないようにしましょう。